Dit is de handleiding van de digitale vaardighedenscan van O21 voor de gebruikersrol Bestuur Administrator.

Met de rol “Bestuur admin” kun je instellingen veranderen van het bestuur. Ook kun je de voortgang van medewerkers van jouw scholen volgen en kun je de resultaten van jouw bestuur, alle scholen binnen het bestuur en alle medewerkers van jouw bestuur bekijken.

Inloggen

Jouw account wordt aangemaakt door O21. Je krijgt vervolgens een email met uitnodiging om gegevens aan te leveren voor jouw bestuur. Je kunt de instructies volgen in deze email. Dit houdt in dat je op een link klikt in de email, waarmee je op een inlogpagina komt. Je kunt daar het email adres invullen waarop je de uitnodiging hebt gekregen. Vervolgens krijg je een inlog-link toegestuurd en zodra je op deze link klikt, wordt je voor de eerste keer ingelogd in het systeem.

De manier van inloggen is dan de email/link combinatie. O21 heeft hiervoor gekozen, omdat het een veilige manier van inloggen is. Immers, je moet eigenaar zijn van het email adres om de link te kunnen ontvangen. In andere systemen is het vaak nodig om een wachtwoord aan te maken en dat is bij deze methode van inloggen niet nodig. Omdat je een account hebt als bestuur admin, wil je wellicht vaker inloggen en dan niet steeds gebruik maken van een inlog link. Dit kan!

Als je naar de home pagina van de app gaat, op https://dvs.o21.nu, kun je op de knop “Wachtwoord vergeten” klikken. Zodoende kun je ook een wachtwoord instellen voor account. Je kunt ook gebruik maken van de knoppen “Google” en “Microsoft” om in te loggen. In dat geval moet je wel een Google of Microsoft account gebruiken, want identiteit verificatie vindt dan plaats bij de betreffende provider.

Voortgang bekijken

Voortgang wordt getoond in een tijdlijn. Hier staat steeds de datum waarop een gebeurtenis heeft plaatsgevonden, een beschrijving van de gebeurtenis, en er wordt een label aan toegevoegd met een bepaalde kleur. Dit overzicht zie je niet alleen bij het bestuur, bij de school, maar ook bij iedere medewerker. De labels zijn:

• “Nieuw” bij aanmaak van een nieuw record
• “Uitgenodigd” zodra een bestuur of school wordt uitgenodigd om instellingen te wijzigen, of bij medewerker om de scan te doen
• “Intake” zodra de instellingen bij het bestuur of school of medewerker zijn gewijzigd
• “Lopend” als het bestuur of de school of medewerker is begonnen met de digitale vaardighedenscan
• “Voltooid” als het bestuur of de school resultaten zijn berekend of de medewerker klaar is met invullen van de scan
• “Resultaten” als het bestuur of de school resultaten bekend zijn gemaakt of de medewerker een link heeft gekregen om de resultaten te bekijken

Idealiter volgen deze labels elkaar logisch op, maar het kan voorkomen dat school medewerkers worden uitgenodigd voor de scan, en daarna de school admin nog snel wijzigingen doorvoert in de instellingen. Dan wordt er toch weer een belangrijke gebeurtenis gelogd in het systeem. Neem  aub contact op met O21 als de tijdlijn onduidelijkheden vertoond.

Instellingen wijzigen

Je kunt bij jouw bestuur de instellingen wijzigen. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven welk leerling administratie systeem gebruikt wordt, en welke digitale leer- en werkomgeving. Deze instellingen gelden vervolgens voor het hele bestuur. Daarna worden er instellingen gedaan per school. School instellingen zijn specifieker, en krijgen daarom voorrang bij het personaliseren van de scan. In de digitale vaardighedenscan worden vragen getoond op basis van instellingen. Zo kan het zijn dat medewerkers vragen te zien krijgen over Snappet, maar niet Gynzy, omdat Gynzy niet wordt ingezet.

Medewerkers uitnodigen

Binnen de records van iedere school staat een lijst met medewerkers. Je kunt hier ook medewerkers uitnodigen. Na klikken op de knop rechts bovenaan met de tekst “Medewerkers uitnodigen”, krijg je een overzicht van de namen met huidige functie (indien reeds bekend). Als de functie door het bestuur is aangemerkt als een functie die de test moet doen (bijvoorbeeld: docent onderbouw), staat dit aangeven met een blauw vinkje. Je kunt naast de naam steeds op de knop “Uitnodigen” klikken, en als je klaar bent kun je onderaan op “Uitnodigen” klikken. Alle geselecteerde medewerkers ontvangen dan een uitnodiging per email om deel te nemen aan de digitale vaardighedenscan. Je kunt dit opnieuw doen om medewerkers die nog niet hebben gereageerd te herinneren aan de deelname.

We proberen altijd ervoor te zorgen dat emails aankomen, maar helaas komen deze emails toch onbedoeld in de map “Ongewenst”, waardoor medewerkers de email niet lezen. Als dit het geval is, meldt het dan aub bij O21, dan kunnen we dit proberen te verhelpen samen met de IT afdeling van jouw bestuur.

Resultaten bekijken

O21 kan de resultaten van jouw bestuur berekenen. Als dit nog niet is gedaan, dan wordt hier melding van gemaakt op de pagina “Resultaten”. Zodra de resultaten zijn berekend, kun je grafieken inzien van de gemiddelde score per domein en ook een overzicht van de score ten opzichte van het bestuur. Zodra resultaten van het bestuur berekend zijn, bestaat er ook de mogelijkheid om een PDF rapport te genereren. Hiervoor verschijnt er dan een knop op de pagina. Als de PDF is gegenereerd, krijg je een melding in een groene pop-up bovenaan het scherm. Je kunt vervolgens via de menu-balk naar “Rapporten”. Hier staat het rapport dan klaar.

In de lijst met scholen, kun je ook naar een individuele school gaan en daar de resultaten bekijken. Ook hier bestaat de mogelijkheid om een rapport te genereren voor de betreffende school.

In de lijst met medewerkers, kun je ook naar een individuele medewerker gaan en daar de resultaten bekijken. Ook hier bestaat weer de mogelijkheid om een rapport te genereren voor de betreffende medewerker.